Molte aziende ricorrono all’evento come momento memorabile in cui trasferire un messaggio: che sia rivolto ai team interni, ai clienti o agli stakeholder, ogni evento nasce per sigillare un messaggio con una proposta di valore. Ma non sempre le cose vanno esattamente così.
Con la sua esperienza pluriennale nel settore, Roi Group testimonia come l’eccellenza nell’organizzazione eventi sia il risultato di un processo metodico e in continua evoluzione. Nel 2024, ha gestito 22 eventi che hanno coinvolto oltre 12mila partecipanti in presenza: numeri eloquenti. Il Leadership Forum, il grande business event che si svolge ogni anno ad ottobre al Teatro degli Arcimboldi di Milano, rappresenta l’apice di questa expertise organizzativa, coinvolgendo più di 140 professionisti tra staff e maestranze, oltre 40 tra sponsor e partner e un pubblico esigente, composto da Ceo e manager di alto livello.
Ma come si concretizza un simile livello di eccellenza nell’organizzazione di un evento? «Concependola come una spirale ascendente di miglioramento continuo», sostiene Francesca Pagnanelli, Events Production Director di Roi Group. «Pensate a una scala a chiocciola: ogni giro rappresenta un ciclo organizzativo completo, ma a ogni rotazione ci si trova a un livello superiore. Questo processo inizia molto prima di quanto non si immagini: la pianificazione del Leadership Forum prende il via con 14 mesi di anticipo e la ricerca degli speaker internazionali persino prima».
Indispensabile soprattutto cavalcare la profonda trasformazione che gli eventi stanno vivendo in tre dimensioni fondamentali. La prima è il passaggio da “momento” a “journey”: un evento non è concepito per durare un solo giorno, ma come un processo che inizia settimane prima, con la costruzione dell’attesa, e continua dopo con il consolidamento dei messaggi chiave. La seconda dimensione riguarda il ruolo del pubblico, che da spettatore passivo diventa co-creatore dell’esperienza. Infine, la terza dimensione è l’integrazione tra fisico e digitale, ambito in cui la tecnologia non è un semplice accessorio ma uno strumento per amplificare l’impatto dell’evento.
«Il metodo sviluppato da Roi Group si basa su un ciclo di quattro fasi interconnesse, che inizia con un’analisi approfondita dei risultati attraverso survey e interviste ai partecipanti, utilizzati per valutare l’impatto effettivo di ogni scelta organizzativa sul pubblico. Il terzo passaggio prevede la verifica della sostenibilità economica delle scelte nell’ambito del budget allocato. Infine, anche le soluzioni che hanno funzionato vengono messe in discussione, perché potrebbero non essere la migliore soluzione per il futuro», spiega Francesca Pagnanelli.
La gestione operativa si basa su un dettagliato diagramma di Gantt, che permette di visualizzare tutte le attività nel tempo, come una partitura musicale dove ogni strumento deve entrare al momento giusto. Aiuta così a coordinare elementi come la scelta della location, gli accordi con i fornitori di servizi tecnici, la gestione dello staff e il piano di comunicazione.
«Il successo in questo settore richiede un particolare mix di competenze: un event manager deve combinare capacità di multitasking, gestione dello stress, creatività, programmazione, leadership ed empatia. L’intelligenza artificiale è un supporto strategico in ogni fase del ciclo organizzativo, perché consente di sintetizzare velocemente i dati e ottimizzare risorse e flussi, permettendo a chi gestisce la complessità di concentrarsi sulla soluzione di problemi e imprevisti che sono imprescindibili in un evento», osserva la Events Production Director di Roi Group che, in un mercato dove la competizione è sempre più elevata, si distingue per aver trasformato questa complessità in un metodo sistematico e replicabile. Imprescindibile, insieme a una mentalità aperta al cambiamento e una continua energia, per garantire l’eccellenza, creando momenti indimenticabili nella vita delle persone.
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