Con un adeguato ‘travel management’, un viaggio di lavoro si trasforma da meccanismo eventualmente costoso e rischioso in un sistema fluido, dove ogni decisione è ponderata, ogni denaro speso è giustificato e ogni dipendente in trasferta può concentrarsi sul proprio lavoro, senza preoccuparsi dei dettagli. Dell’intera gestione dei viaggi aziendali, bta first travel ha fatto il proprio core business. Fondata nel gennaio del 1985 e rilevata, nel 2010, da Hotelplan, è presente dallo scorso settembre anche a Lugano. Nadine Richiger è Branch Manager di bta first travel Ticino.
Signora Richiger, perché oggi più che mai le aziende si affidano a specialisti del Travel Management?
Il mondo dei viaggi è sempre più complesso ed oggetto di costanti mutamenti. Nella nostra funzione di consulenti, aiutiamo i nostri clienti a gestire i viaggi business in modo decisamente più efficiente ed economico, supportandoli nell’analisi dei rischi e nell’adozione delle necessarie misure di prevenzione del rischio.
Grazie a tool estremamente sofisticati, siamo in grado di sapere – in tempo reale – in quali specifici contrattempi possono imbattersi i viaggiatori e di impostare una notifica che, sempre in tempo reale, avvisi sia loro, sia l’azienda di possibili disagi legati al maltempo, a scioperi, a disordini di natura politica ed economica.
Quali benefici derivano al cliente dalla vostra appartenenza ad un grande Gruppo?
Facendo parte del gruppo Hotelplan, possiamo contare su condizioni vantaggiose con i vari fornitori. Inoltre, offriamo ai nostri clienti un supporto strategico nelle trattative con i fornitori di servizi: compagnie aeree, alberghi, autonoleggi, vettori ferroviari, servizi di transfer e di rilascio di visti e documenti di viaggio. Grazie a contratti quadro personalizzati, esiste infatti un grande potenziale di risparmio sui costi, che spesso resta inutilizzato o trascurato (e del quale alcune aziende non sono nemmeno a conoscenza). Non da ultimo, utilizziamo strumenti che ci consentono di sfruttare i vantaggi di prezzo in altri mercati. Il nostro team ‘Farecheck’ verifica se sono possibili alternative più economiche, senza ovviamente sacrificare il comfort per il viaggiatore.
Eppure, tante aziende continuano ad organizzare i propri viaggi d’affari, anche complessi, facendo leva sul personale interno…Il mercato è in continua evoluzione ed è comprensibilmente difficile disporre di una visione d’insieme, utilizzare gli strumenti appropriati e mantenere i contatti necessari. Tuttavia, il supporto che può fornirci la persona responsabile che opera all’interno della nostra azienda cliente, è per noi molto importante in quanto contribuisce notevolmente all’elaborazione efficiente delle richieste di viaggio.
Molto spesso è proprio questa figura a fornirci tutta una serie di informazioni inerenti la politica aziendale in materia di viaggi business e il profilo del viaggiatore (preferenze), informazioni che ci permettono di orientare da subito le nostre proposte e prestazioni nella direzione auspicata dall’azienda.
A quali tipologie di aziende si rivolgono i vostri servizi?
Nei nostri sette centri per viaggi d’affari in Svizzera, la clientela è distribuita in modo molto eterogeneo: dalle piccole aziende locali, alle grandi multinazionali. Grazie alla nostra partnership con Atpi (World Leading Travel and Events Solutions), siamo in grado di soddisfare le richieste di aziende in tutto il mondo. Il nostro team di Lugano ha un’esperienza più che trentennale nel settore e conosce molto bene il mercato locale. I nostri clienti ci conoscono tutti personalmente: un aspetto tutt’altro che marginale, perché i viaggi aziendali sono ancora un People’s Business in cui la fiducia costituisce la base per una collaborazione duratura e di successo.
In tempo di crisi, per le aziende diventa cruciale non solo risparmiare ma anche poter beneficiare di una rendicontazione estremamente precisa delle spese …
Assolutamente sì! Proprio in tal senso, disponiamo di uno strumento tecnologico di ultima generazione – accessibile sia a noi, sia al cliente – che consente di estrapolare in tempo reale dei report dettagliati sulle spese sostenute, sui fornitori più utilizzati, sui collaboratori che hanno viaggiato di più. Inoltre è possibile avere note spese integrate, processi di approvazione e soluzioni tecnologiche su misura per prenotazioni online.
Il travel management, insomma, va ben oltre l’acquisto di un biglietto o della prenotazione di un hotel.
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