Spazio alla flessibilità

Nati come un fenomeno di nicchia – l’alternativa ai tradizionali uffici abbordabile per freelance e startupper – gli spazi di coworking interpretano oggi in modo maturo le esigenze di un mondo del lavoro in fase di radicale ridefinizione. La loro crescente diffusione intercetta una domanda che non è più episodica, ma espressione del cambiamento di priorità di vita e strategie aziendali, modelli di lavoro e mobilità: i dipendenti chiedono flessibilità, un ambiente di qualità, benessere mentale e relazioni professionali arricchenti; le aziende cercano efficienza, razionalizzazione dei costi, agilità nella pianificazione e performance. Dall’altra parte, rispondono gli operatori del settore e il mercato immobiliare, dove la rigidità dei tradizionali stabili di uffici è sempre meno premiata.

Una leva di employer branding

«Il coworking non è semplicemente una scelta logistica o di costo, ma un potente strumento di employer branding», osserva Barbara Sorce, Responsabile Ticino per Randstad Svizzera. «L’employer branding è diventato una delle priorità più pressanti per il mercato elvetico: attrarre candidati qualificati, trattenere i talenti e ridurre il turnover non è più un’esigenza solo delle grandi multinazionali, ma anche delle Pmi. A maggior ragione in Svizzera, dove la competizione sul mercato del lavoro è serrata e la scarsità di profili in alcuni settori si traduce in una costante pressione sul recruiting», prosegue Barbara Sorce.

Le ricerche del Randstad Workmonitor mostrano come le priorità dei lavoratori si stiano spostando dal pacchetto retributivo alla qualità dell’esperienza lavorativa. L’equilibrio tra vita privata e professionale, un ambiente di lavoro gradevole e il senso di comunità sono fattori centrali nelle scelte delle persone, e il coworking risponde direttamente a queste esigenze. «Quando un’azienda offre un Coworking Benefit sta comunicando  ai propri collaboratori: “Ci fidiamo di te e investiamo nella qualità del tuo lavoro, offrendoti un’alternativa professionale e sociale al lavoro da casa per preservare il tuo equilibrio e la tua salute mentale. È una leva particolarmente apprezzata da millennials e Gen Z, generazioni di talenti per cui la cultura aziendale pesa quanto – in molti casi più – dei benefit materiali», sottolinea l’esperta di Randstad Svizzera.

Dai business center degli esordi, che offrivano uffici privati e reception condivisa, pied-à-terre funzionali ma spesso impersonali e standardizzati, passando per la stagione dei grandi openspace per freelance e start up sbilanciati su eventi e networking, si consolida oggi l’interesse da parte anche di gruppi strutturati e multinazionali. Gli uffici privati tornano protagonisti, ma con un design contemporaneo, elementi organici e luce naturale, tecnologie integrate di prenotazione e gestione, cabine per chiamate e meeting room e, se possibile, anche spazi outdoor.

«In particolare, si rivela ideale per professionisti digitali, consulenti itineranti, professionisti in viaggio d’affari o che necessitano di un appoggio temporaneo in una città, o per team distribuiti e aziende in crescita alla ricerca di flessibilità senza impegnarsi in contratti pluriennali», illustra Barbara Sorce, che avverte però come la condivisione degli spazi possa avere qualche inconveniente: l’aumento del rischio di esposizione di informazioni sensibili richiede una disciplina rigorosa e strumenti di sicurezza; inoltre, sebbene esistano aree silenziose, l’ambiente può diventare rumoroso o affollato in determinati orari rispetto all’ufficio privato e, non da ultimo, per un uso intensivo (5 giorni su 5), il costo dell’abbonamento può essere superiore al costo marginale del lavoro da casa, anche se inferiore a canone e spese di gestione di un ufficio tradizionale.

Una trasformazione culturale

Se il coworking contribuisce a ridefinire la geografia di aziende e professionisti indipendenti, il cambiamento in atto è ancora più ampio, di matrice culturale. «Il lavoro distribuito funziona solo se i manager imparano a guidare i team anche quando non condividono lo stesso spazio fisico. Non basta garantire la tecnologia o definire le policy: è un processo che richiede tempo, ascolto e la capacità di rimettere in discussione abitudini radicate. Ogni azienda deve misurare non solo come le persone lavorano, ma cosa permette loro di farlo bene. E sperimentare nuove formule. È un cambiamento che può creare ansia, soprattutto nei leader abituati al controllo diretto, ma che apre la strada a un’organizzazione più matura, performante e fondata sulla fiducia reciproca», afferma Laïla von Alvensleben che, come consulente specializzata in lavoro in remoto e ibrido, sostiene aziende, organizzazioni e dipartimenti Hr nell’adozione delle nuove modalità di lavoro.

Lo stesso ruolo delle Risorse umane sta infatti cambiando, a fronte della necessità di facilitare la creazione della cultura aziendale in un contesto distribuito: tanto che sempre più spesso si preferisce la nuova definizione di People Operations o People Team. «Quando una parte del team lavora da remoto, la cultura non si trasmette per osmosi: va progettata, curata e sostenuta con strumenti specifici: momenti di onboarding strutturati, rituali condivisi, spazi di socializzazione virtuale grazie a chat aziendali e figure come l’online buddy, che affianca i nuovi arrivati nei primi mesi aiutandoli a orientarsi nelle dinamiche dell’azienda, fino a vere e proprie esperienze in presenza di team building o ritiri in cui scoprirsi oltre la bidimensionalità dello schermo», suggerisce Laïla von Alvensleben, che è anche socia fondatrice di Future Of  Work Alliance – un collettivo internazionale di imprenditori, professionisti, ricercatori e scrittori impegnati a plasmare il mondo del lavoro moderno.

Quando un’azienda introduce il lavoro ibrido deve pensare anche a nuovi punti di riferimento territoriali, e i coworking possono diventare alleati nella gestione del cambiamento. Offrono spazi flessibili, ma in una cornice operativa stabile, qualità degli spazi e, soprattutto, connessioni non solo virtuali.

«Uno dei vantaggi è proprio la chiara separazione psicologica tra casa e ufficio, che lo smart working invece spesso annulla. Per definizione, un centro di coworking è invece un hub sociale. Offre opportunità di far rete e relazionarsi con colleghi e professionisti esterni, contrastando l’isolamento del lavoro da casa. È importante ricordare che un ambiente di lavoro positivo è costantemente indicato come uno dei fattori decisivi nella scelta del datore di lavoro e le nostre analisi mostrano che si ottengono risultati migliori quando c’è un senso di comunità in azienda», sottolinea la Responsabile Ticino per Randstad Svizzera.

Laïla von Alvensleben, che in tanti anni all’estero prima del recente rientro in Ticino, oggi sua base operativa, di spazi di coworking molti ne ha frequentati in tutto il mondo, da Singapore alla Malesia agli Stati Uniti ad Amsterdam conferma: «Proprio le opportunità di networking anche con profili esterni alla propria realtà lavorativa sono il grande valore aggiunto e un fattore alla base del successo di un centro di coworking, da sviluppare con una programmazione apposita di eventi, workshop e coaching, oltre a zone di incontro in cui sia possibile parlare senza costringere per forza gli altri utenti alla claustrofobia delle cabine insonorizzate, per non giungere a estremi sconfortanti, come ad esempio mi è capitato spesso a Londra, di open space popolati da utenti che si isolano in cuffia».

Trasformare uno spazio ufficio tradizionale in un vivace hub di coworking non significa dunque solo arredarlo in maniera trendy e dotarlo di connessione WiFi veloce. Si tratta di un investimento che richiede un’attenta pianificazione, per diventare anche un’operazione immobiliare e un business di successo.

Opportunità per l’immobiliare

Il cambiamento delle abitudini lavorative ha ovviamente un impatto diretto sul mercato immobiliare. Se, complice il rinnovato ritorno in presenza imposto da molte aziende, la domanda di superfici uso ufficio ha registrato una ripresa dai minimi del 2023, con gli affitti in crescita del 3,5%, l’attività edilizia rimane debole in un clima di incertezza che frena investimenti e pianificazioni. Molte aziende, dopo aver riportato il personale all’ovile, temono infatti di ritrovarsi presto a lasciarlo di nuovo pascolare liberamente, questa vlta però senza occupazione, stante le non rosee previsioni congiunturali e quelle, invece mirabolanti, per l’intelligenza artificiale, onnipotente tuttofare.

In questo contesto, il coworking diventa un’opportunità strategica per ripensare gli immobili commerciali. I vantaggi possono essere notevoli: gli uffici flessibili migliorano l’intensità d’uso del metro quadro, riducono il rischio di sfitto, permettono di riposizionare immobili che faticano a competere sul mercato tradizionale e di diversificare i ricavi, combinando contratti di abbonamento, affitto di uffici privati, meeting room eventi, servizi a margine, generando anche entrate non puramente locative.

Il potenziale di crescita è promettente: dall’attuale 1% del mercato uffici, gli operatori prevedono un aumento fino al 6–10% nei prossimi anni. Un’opportunità rilevante per i proprietari, che possono trasformare superfici sfitte in hub flessibili e aumentare la redditività degli asset. Negli Stati Uniti, dove il coworking rappresenta il 2% circa del segmento ma cresce a ritmi sostenuti, le stime di Jll indicano che entro il 2030 il flex potrebbe arrivare al 30% del commercial real estate, con rendimenti potenzialmente superiori del 130–165% agli uffici tradizionali. A fronte, naturalmente, di costi operativi più elevati e della necessità di mantenere tassi di occupazione molto alti.

La conversione degli immobili però richiede una pianificazione accurata: analisi della domanda, valutazione della concorrenza e dell’idoneità dell’edificio, ripensamento dei layout, investimenti in tecnologia e servizi. Gli stabili più adatti sono quelli ben ubicati ma che necessitano di un riposizionamento competitivo. Le strategie più adattabili per il mercato elvetico possono includere il conversioni progressive di piani sfitti senza rinunciare a inquilini tradizionali; modelli misti con quote di coworking del 15-25% affiancate a spazi ufficio tradizionali in affitto, alleanze con gestori locali in white label e programmi di eventi per radicare una community sul territorio.

«Il Ticino, come porta a Sud della Svizzera, può in particolare sfruttare questa soluzione per due scopi strategici: sia come punto di contatto o base d’appoggio per aziende e professionisti italiani che vogliono operare nel contesto svizzero, sia per ridurre il pendolarismo, offrendo uffici satellite per i frontalieri che lavorano per aziende della Svizzera interna così da contenere l’impatto di lunghi spostamenti», osserva la responsabile di Randstad Ticino.

Un ibrido nell’ibrido

Il coworking si inserisce così in una trasformazione più ampia: decongestionamento dei centri urbani, redistribuzione degli spostamenti, valorizzazione di poli locali, creazione di ecosistemi professionali più diffusi.  «Trovo anche molto interessante il fenomeno dei coworking in località turistiche, che offre un segnale molto chiaro: la linea che separava tempo di lavoro e tempo libero si è fatta più elastica e il benessere acquisisce una dimensione centrale. Sempre più persone desiderano poter alternare momenti di concentrazione professionale e di rigenerazione, senza confinarli alle ferie. Per questo sono in crescita modelli come la workation che consente alle persone di lavorare da luoghi diversi dalla propria abitazione o dall’ufficio, spesso in contesti turistici o immersi nella natura. Ed ecco i coworking alla Canarie oppure a bordo delle piste di sci nelle nostre località alpine come Verbier, Gstaad o Zermatt. Un’opportunità da replicare anche qui in Ticino, dove il nostro territorio offre molte occasioni per abbinare business  e  leisure», conclude Laïla von Alvensleben.

La sfida dei prossimi anni sarà portare a maturazione questa evoluzione: integrare gli spazi flessibili nelle strategie aziendali e immobiliari. Sorta di ibrido nell’ibrido, gli spazi di coworking propongono una forma di lavoro in presenza, che è però remota rispetto al modello accentratore della sede centrale, ma ha il vantaggio di incentivare scambi e crossover che l’isolamento delle proprie case, per quanto connesse ad alta velocità ad ambienti virtuali, non consente. Se ben progettato, aiuterà a sentirsi più produttivi, più motivati e ricettivi: contenti di recarsi al lavoro non solo per svolgere la propria attività professionale, incontrare un cliente o chiacchierare con i colleghi, ma perché si percepisce un beneficio dall’ambiente stesso. Che rappresenta anche la migliore garanzia, per chi quelli spazi li realizza e gestisce, di contratti a lungo rinnovati.

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